KennisDelen.eu Management deel 4 – Job Outlines


Management deel 4 – Job Outlines

Management.

In bedrijven of organisaties verrichten mensen werkzaamheden, taken etcetera. Waar meerdere mensen samenwerken en zeker waar er verschillende niveau’s te onderscheiden zijn is het zinvol om over de uit te werkzaamheden, de te verwachten resultaten en daartoe noodzakelijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden goede afspraken te maken. In een goed opgezette job outline wordt de veelheid en complexiteit van de functie overzichtelijk en eenduidig gemaakt.

In het nederlands zouden we ook van een functie-omschrijving kunnen spreken, veelal is een job outline wat uitgebreider en bevat alle componenten en omgevingsfactoren die noodzakelijk zijn voor het goed vervullen van de functie.

We geven hieronder een totaaloverzicht van een in te richten job outline:

In bijzondere omstandigheden wordt gestart met
Vooraf:
hoe wordt de functie aangeduid en wat is de plaats van de functie in de organisatie?
vb: komt voor op afdeling…; is een nieuwe functie…

Vervolgens:
Functiedefinitie
wat is de essentie van deze functie?
vb: is verantwoordelijk voor….

Functie-aspecten
wat zijn de belangrijkste onderdelen/werkzaamheden van de functie?
vb:plannen, organiseren en aansturen van het logistieke proces

Taken en verantwoordelijkheden
welke taken, werkzaamheden met de daarbij behorende verantwoordelijkheden horen er bij deze functie, dit op concreet en uitvoeringsniveau
vb:bijwonen van.., leiding geven aan…, controleren van….,onderhouden van contacten met…. etc.

Noodzakelijke competenties
wat moet men kennen en kunnen om taken, werkzaamheden en verantwoordelijkheden succesvol uit te kunnen voeren?
vb. kunnen delegeren, feedback kunnen geven, overzicht behouden …..etc.

Bevoegdheden
welke maatregelen, behorend bij de functie, mag de functionaris zelfstandig treffen?
vb. afkeuren van…, aankopen van….., oproepen van…..

Verantwoording
aan wie legt de functionaris verantwoording af of aan wie rapporteert hij, wanneer en in welke vorm?
vb. rapportage aan procesleider, eenmaal per …., schriftelijk

Algemene vereisten
welk kennis-, denk- en handelingsniveau is noodzakelijk?
vb. afgeronde, technische mbo-opleiding…….; aktuele kennis op gebied van douaneformaliteiten…….; en kunnen toepassen en toezien op het naleven van geldende veiligheidsvoor- schriften…..; actieve kennis van franse taal…

Werkomstandigheden
onder welke condities worden de werkzaamheden uitgevoerd?
vb. zowel binnen als buitenwerk (50-50%)..; regelmatig op en neer reizen…; soms zwaar tilwerk….; kan met gevaarlijke stoffen moeten werken…..

Veiligheid
welke maatregelen moeten er genomen worden om de werkzaamheden veilig te kunnen uitvoeren?
vb. voor aanvang werkzaamheden moet …. gecontroleerd worden…; bij het betreden van de werkplaats dient men …. te dragen…..

Apparatuur/middelen
welke (hulp)middelen worden gebruikt?
vb. (draagbare) computer…; bestelauto..; douaneformulieren- set .., etc

« Conflicten deel 5 – De confrontatie aangaan

De reactiemogelijkheid voor dit bericht is gesloten.