Het voeren van begeleidingsgesprekken (struktuur)

Onder begeleiding verstaan we: ‘situaties creëren en voorwaarden scheppen waardoor leer- en ontwikkelingsprocessen bij leerlingen kunnen plaatsvinden, zodat de opleidingsdoelen bereikt kunnen worden’.
Begeleiding geven is het werk dat de opleider doet om leerlingen te motiveren en te stimuleren, zodat zij de leerdoelen gemakkelijker zullen realiseren. Het uiteindelijke doel is de leerlingen zo te motiveren dat zij de verantwoordelijkheid voor hun eigen leren op zich nemen. De belangrijkste activiteit binnen het begeleidingsproces is het voeren van begeleidingsgesprekken.

1. Wat is een begeleidingsgesprek?

Een begeleidingsgesprek is een gesprek waarin u met de leerling kunt praten over:

• de inhoud van de opleiding
• het functioneren van de leerling
• de studievoortgang en –planning

In het gesprek komt u gezamenlijk tot (nieuwe of bijgestelde) afspraken. Dit zijn afspraken die de studieprestatie, de motivatie en de persoonlijke ontwikkeling van de leerling positief beïnvloeden.

Het begeleidingsgesprek stelt de leerling in staat om:

• meer zicht te krijgen op het eigen functioneren (sterke en zwakke punten)
• duidelijkheid te krijgen over de toekomstige verwachtingen en ontwikkeling van de opleiding

2. Het verloop van een begeleidingsgesprek

Het begeleidingsgesprek kent drie stappen, te weten:

1. de voorbereiding
2. de uitvoering
3. de afronding

2.1 De voorbereiding

Een goede voorbereiding op een begeleidingsgesprek is van belang. U moet daarbij denken aan de volgende zaken

• Kondig tijdig aan dat het begeleidingsgesprek gaat plaatsvinden, verduidelijk (indien nodig) het doel van het gesprek, wat kan de leerling verwachten?
• Nodig elke leerling persoonlijk uit voor het begeleidingsgesprek en vraag hem/haar dit gesprek voor te bereiden; de leerling kan dit doen door een lijstje met onderwerpen te maken
• Bereid u op het gesprek voor, eveneens aan de hand van de gespreksonderwerpen

Praktische punten

• Zorg voor een rustige ruimte
• Zorg ervoor dat u niet gestoord wordt
• Zorg ervoor dat u voldoende tijd reserveert (bijv. 30 minuten per leerling)
• Bekijk alle gegevens van de leerling nog eens
• Zorg dat u een verslag heeft van het laatst gehouden begeleidingsgesprek
• Maak een agenda voor het gesprek

2.2 De uitvoering

In elk begeleidingsgesprek zijn vier fasen te onderscheiden. Deze fasen kunnen door elkaar heen lopen.

2.2.1 Vertrouwen creëren

Vertrouwen opbouwen is belangrijk vanaf het eerste contact met de leerling. Om vertrouwen te winnen of te behouden (buiten of) tijdens en begeleidingsgesprek kunt u het volgende doen:

• Stem het doel van het gesprek af met de leerling
• Verschaf de leerling duidelijkheid over de opbouw van het gesprek
• Verduidelijk uw eigen rol in het gesprek
• Geef aan waarom het belangrijk is zo open en eerlijk mogelijk eventuele knelpunten in het functioneren aan te geven
• Toon respect voor de leerling
• Geef eerlijke feedback

2.2.2 Beeldvorming

Het is belangrijk dat u weet hoe de leerling zelf denkt over zijn functioneren. U moet inzicht krijgen in eventuele knelpunten die de leerling met u wil bespreken.
Andersom moet u ook uw eigen mening over het functioneren van de leerling duidelijk maken. Wat gaat er goed en wat minder goed? Welke knelpunten wilt u met hem/haar bespreken?
Aan het einde van deze fase heeft u duidelijkheid over de eventuele knelpunten of problemen die in de volgende fase aan de orde kunnen komen.

2.2.3 Inhoud van het gesprek

In de derde fase worden aspecten besproken als:

• Knelpunten
• Ontwikkelingsverloop
• Gedrag
• Planning

Als u het vertrouwen van de leerling heeft dan kunt u samen een open gesprek voeren. Laat de leerling zelf zoveel mogelijk met (verbeter-) voorstellen komen. Zorg ervoor dat het gesprek gestructureerd verloopt, dus niet alle onderwerpen door elkaar laten lopen!

2.2.4 Evaluatie

Vat alle afspraken die gemaakt zijn, kort samen. U kunt nu het gesprek evalueren:

• Hoe heeft de leerling het gesprek ervaren?
• Heeft het gesprek hem/haar ook werkelijk geholpen?

2.3 De afronding

Nadat het begeleidingsgesprek is gevoerd, is het belangrijk dat u de afspraken direct schriftelijk vastgelegd. Maak een gespreksverslag of leg de afspraken vast in een afsprakenlijstje. Zorg ervoor dat u de gespreksverslagen en afsprakenlijstjes gemakkelijk kunt terugvinden.
Als opleider moet u er nu op toe zien dat de gemaakte afspraken ook daadwerkelijk worden nagekomen. Dit geldt zowel voor de leerling als voor uzelf.

3. Wanneer voert u een begeleidingsgesprek?

Begeleidingsgesprekken kunt u op verschillende momenten voeren. In principe zijn er twee mogelijkheden:

• Op vaste momenten
• Afhankelijk van de behoefte

3.1 Vaste momenten

Het is belangrijk dat u bij uzelf te rade gaat op welke vaste momenten u met de leerling in ieder geval wilt spreken. Deze momenten kunnen zijn:

• Bij de start van een nieuw opleidingsdeel
• Na afronding van het onderdeel, voor het tentamen
• Eén keer tussendoor

Wellicht zijn er nog meer vaste momenten te bedenken waarop u overleg kunt voeren met uw leerling,vraag het ook aan de leerling zelf! Deze structurele overlegmomenten kun u van tevoren inplannen.

3.2 Afhankelijk van de behoefte

Op verzoek van de leerling of naar eigen inzicht kunnen er naar behoefte meer begeleidingsgesprekken gevoerd worden. Een leerling kan meer begeleiding nodig hebben of met een probleem zitten dat hij/zij met u wil bespreken. Ook kunt u als opleider intensiever willen begeleiden om eventuele problemen te voorkomen