KennisDelen.eu Deel 6 Slechtnieuwsgesprek


Deel 6 Slechtnieuwsgesprek

Evaluatie.

Indien u leidinggevende, manager of teamleider bent, dan ontkomt u er niet aan om uw medewerkers soms slecht nieuws te moeten geven. Dit kan te maken hebben met bedrijfsomstandigheden, disfunctioneren, maar kan ook te maken hebben met privé-omstandigheden. Als u iemand moet ontslaan of iemand moet teleurstellen over een beoogde promotie of iemand moet afwijzen na een sollicitatie, dan is dat voor de ontvanger niet leuk om te horen. In sommige beroepen bijvoorbeeld bij politie, artsen, onderwijsgevende komt het overbrengen van slecht nieuws vaker voor dan in andere beroepen. Het slechtnieuwsgesprek vergt bepaalde vaardigheden en strategieën waarmee u de schade kunt beperken.

De opbouw van een slechtnieuwsgesprek
Een slechtnieuwsgesprek is opgebouwd uit de volgende stappen:

1 Bereid het gesprek goed voor
Denk goed na over wat u de medewerker wilt zeggen: baseer uw boodschap op onweerlegbare feiten, er mag geen twijfel aan uw boodschap bestaan! Zorg er voor dat u tijdens het gesprek niet wordt gestoord en neem de tijd voor het gesprek.

2 Val met de deur in huis (klap uitdelen)
Vaak begint een gesprek over koetjes en kalfjes, dat stelt mensen op hun gemak en maakt een gesprek, bijvoorbeeld een sollicitatiegesprek minder formeel. Bij een slechtnieuwsgesprek echter is het belangrijk direct met de deur in huis te vallen en de nare feiten direct op tafel te leggen. Breng het slechte nieuws op een formele en zakelijke manier.

Zeg bijvoorbeeld:’Hallo Peter, neem een stoel. Ik moet je meteen zeggen dat ik slecht nieuws heb. We hebben gisteren de reorganisatieplannen bekeken en ik heb moeten constateren dat er geen ruimte is om jouw functie te behouden.

Zoals eerder aangeven: de feiten waarop u uw slechte nieuws baseert, moeten niet meer ter discussie staan, zij zijn niet (meer) onderhandelbaar, zij kunnen niet meer veranderen en zijn dus onweerlegbaar, hoe het gesprek verder ook zal verlopen.

3 Geef een paar niet-weerlegbare argumenten
Mensen die slecht nieuws te verwerken krijgen, voelen als eerste een schrikreactie. Dit vertraagt hun denken. Ook zullen zij gevoelens van weerstand ervaren. Geef voor het slechte nieuws hooguit twee onweerlegbare argumenten (bereid u dus goed voor!) Meer argumenten worden vaak niet eens meer gehoord. De argumenten moeten onweerlegbaar zijn omdat anders het risico bestaat dat u in een welles-nietes-discussie belandt.

4 Laat de ander stoom afblazen
De ander zal boos, verdrietig, wanhopig, teleurgesteld, zwijgend of met rationele tegenwerpingen op het slechte nieuws reageren. De getoonde reactie is moeilijk te voorspellen en zal van persoon tot persoon verschillen. Nodig de ontvanger van het slechte nieuws uit om te reageren. Luister vooral en bevestig de ander door begrip te tonen voor zijn/haar reactie: ‘dat begrijp ik‘, ‘ik kan me voorstellen

5 Toon medeleven (klap opvangen)
De ontvanger van de boodschap zal emoties voelen, zoals boosheid of verdriet. Het kan zelfs gebeuren dat iemand zijn zelfbeheersing verliest en zich dingen laat ontvallen die hij onder normale omstandigheden nooit zou zeggen. Hij staat niet open voor rationele argumenten en feiten en het lukt hem niet of nauwelijks onderscheid te maken tussen oorzaak van de boodschap en de brenger van het nieuws. Hoe vervelend het voor de brenger van de boodschap kan zijn, de beste reactie is om dit gewoon over u heen te laten komen.
De kunst is om je in te leven in de situatie en het gevoel dat de ander nu heeft, maar toch zakelijk te blijven. Toon uw betrokkenheid door die gevoelens te benoemen. Doe dat bij voorkeur met een ik-boodschap.

Zeg bijvoorbeeld:

ik zie dat je aangeslagen bent
volgens mij ben je heel boos
het raakt je, zie ik

Laat je niet verleiden tot medelijdende of loze opmerkingen, zoals ‘ik vind het ook jammer‘ of ‘ík kan er ook niets aandoen

6 Herhaal argumenten en vat samen
Op het moment dat uw (gevoelsmatig) aanvoelt dat de grootste emoties wegtrekken, herhaal dan de eigen argumenten, vat alle hoofdpunten nog eens samen en check of deze bij de ander overkomen

7 Bespreek vervolgacties en eventuele oplossingen
Op het moment dat de ontvanger van de boodschap iets zegt als “wat nu..?’, ‘hoe moet ik nou….?’, ‘wat kan er nu…?’, geeft hij aan in een volgende fase te komen, nl wat meer toekomstgerichte fase. Hij staat nu meer open voor rationele argumenten. Samen brengt u de ontstane situatie in kaart en u nodigt hem uit aan te geven op welke wijze u hem met zijn toekomst kunt helpen. ‘Kunt u voor mij bemiddelen bij het vinden van een nieuwe baan’, ‘hoe zou ik dit het beste thuis kunnen vertellen’, ‘welke omscholingsmogelijkheden zouden…’

Bespreek in ieder geval samen hoe het vervolg eruit moet zien, waarschijnlijk hebben de ontvangers van slecht nieuws uw nazorg nodig. De verantwoordelijkheid van de brengers van het slechte nieuws strekt zich ook tot deze nazorgfase uit!

« Deel 5 FunctioneringsgesprekkenConflicten deel 1 – Ontstaan en verschijningsvormen »

De reactiemogelijkheid voor dit bericht is gesloten.