KennisDelen.eu Deel 5 Functioneringsgesprekken


Deel 5 Functioneringsgesprekken

Evaluatie.

Functioneringsgesprekken?
Waarom zou u eigenlijk functioneringsgesprekken voeren? In uw team zitten hardwerkende en gemotiveerde mensen. Als er iets is, dan zegt u dat echt wel tegen elkaar en af en toe maakt u bij een borrel de stand van zaken op. Bovendien: u houdt toch ieder jaar beoordelingsgesprekken……

Wat is een functioneringsgesprek?
Een functioneringsgesprek (fg) is bedoeld om het functioneren van een medewerker te optimaliseren. Hoe beter de medewerker functioneert, hoe groter het werkplezier en hoe beter de prestaties. Mensen zijn immers geen machines die, als ze eenmaal op de juiste plaats staan, alleen nog af en toe een druppel olie als beloning nodig hebben.
In een fg gaat het om het functioneren van de medewerker in zijn huidige functie. Hoe kan het functioneren nog verder worden verbeterd? Zijn er omstandigheden die het functioneren gunstig of ongunstig hebben beïnvloed? Is er behoefte aan een opleiding?

Wat is kenmerkend voor een functioneringsgesprek?
Een fg gaat over het toekomstig functioneren van een medewerker in de organisatie.
Problemen die het functioneren belemmeren komen aan de orde en er wordt gezocht naar oplossingen hiervoor.
Het belangrijkste principe van een fg is dat het tweerichtingsverkeer is. De medewerker en de leidinggevende kunnen hun mening en wensen naar voren brengen. Het gesprek is gebaseerd op gelijkwaardigheid in de zin van gelijkwaardige gesprekspartners. Zowel de leidinggevende als de medewerker zijn verantwoordelijk voor een inbreng en goed verloop van het gesprek.

Functioneringsgesprek versus beoordelingsgesprek
Fg’n vinden plaats naast beoordelingsgesprekken. Niet altijd werd (en wordt) er even zorgvuldig omgesprongen met het verschil tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek.
Dat is niet terecht: een fg heeft een andere bedoeling en inhoud dan een beoordelingsgesprek.

Een vergelijking……

Functioneringsgesprek

  • toekomstig functioneren
  • probleemoplossend
  • tweerichtingsverkeer
  • gelijkwaardig

Beoordelingsgesprek

  • functioneren in het verleden
  • beoordelend
  • eenrichtingsverkeer
  • niet gelijkwaardig

In een beoordelingsgesprek gaat het om een oordeel over de geleverde prestatie. Hierin komt het salaris of een eventuele promotie aan de orde. Dat is dus heel iets anders dan de bedoeling en inhoud van het functioneringsgesprek waar het hier over gaat.

Hoe houdt u een functioneringsgesprek?
FG’n kennen een duidelijke structuur, wat niet betekent dat alle gesprekken op dezelfde manier zullen verlopen. U moet toch rekening houden met de medewerker tegenover u. Een ervaren medewerker vraagt bijvoorbeeld een andere gespreksstijl dan een nieuwkomer.
Ondanks verschillen tussen medewerkers, is de aanpak van fg’n altijd dezelfde.

Hoe geeft u structuur aan een functioneringsgesprek?
De voorbereiding

  • Vertel tijdig dat u fg’n wilt gaan voeren en leg uit waarom. Spreek ongeveer twee weken van tevoren een datum af
  • Vraag medewerkers gespreksonderwerpen te bedenken
  • Maak ook zelf een lijstje met gespreksonderwerpen waarover u wilt praten
  • Wissel de gesprekspunten van te voren uit, zodat u en uw medewerker zich goed kunnen voorbereiden
  • Zoek een rustige ruimte, zonder binnenlopende mensen. ‘Sluis’ de telefoon door. Een telefoon die steeds gaat is vervelend, het geeft het gevoel dat de buitenwacht belangrijker is dan de medewerker waarmee u een gesprek voert
  • Neem voldoende tijd. Plan uw afspraak dus niet om 16.30 uur. Plan het gesprek ook niet om 8.30 uur. Mensen die last hebben van ochtendziekte zullen het gesprek dan sowieso slecht vinden.
  • Neem ruim een uur de tijd voor het gesprek, en niet veel langer. Een fg van 90 minuten is lang.
  • Laat het gesprek nooit langer dan 2 uur duren, dat roept alleen maar vermoeidheid en onbewuste irritatie op. Plan zonodig een vervolggesprek

Begin van het gesprek

  • Maak het doel van gesprek duidelijk
  • Bespreek de agenda en verdeel de tijd over de onderwerpen
  • Werk aan een goed gespreksklimaat. Zorg ook voor de inwendige mens

Het gesprek

  • Bespreek punten die door de medewerker zijn aangedragen
  • Het gesprek kunt u het beste beginnen met de bespreekpunten van de medewerker. Zijn of haar enthousiasme daalt als u zou starten met een lange monoloog. Bovendien zijn uw punten meer bedreigend dan de punten die de medewerker zelf van plan is in te brengen
  • Vraag de medewerker om een toelichting op ieder punt
  • Vraag in eerste instantie welke oplossing de medewerker zelf ziet bij problemen
  • Blijf doorvragen. Vraag medewerkers punten te concretiseren. Wat gaat er goed? Waar ben je tevreden over?
  • Als alle punten van de medewerker zijn besproken, breng dan uw punten in
  • Vraag eerst een reactie van de medewerker op uw punt
  • Kom niet direct zelf met oplossingen, maar vraag of de medewerker zelf een oplossing ziet
  • Maak concrete afspraken
  • Vat het gesprek samen

Het eind van het gesprek

  • Ga samen na hoe het gesprek verliep
  • Is alles besproken?
  • Zijn de afspraken duidelijk?

De afsluiting

  • Maak een verslag van het gesprek (waarin beide visies aan bod komen) en de gemaakte afspraken
  • Laat de medewerker het verslag lezen en tekenen voor gezien. U moet het er over eens zijn dat dit een juiste weergave van het gesprek is. Houdt de medewerker ernstige bezwaren tegen het verslag dan kan dit eventueel in een bijlage worden verwoord
  • Geef de medewerker een kopie van het verslag
  • Overweeg de gespreksverslagen na ongeveer twee jaar te vernietigen, zodat een tijdelijk minder functioneren iemand niet gedurende zijn gehele loopbaan in het bedrijf blijft achtervolgen

Zelf-scorelijst functioneringsgesprek
Beoordeel uw gesprek na afloop aan de hand van onderstaande punten
(beantwoord de vragen met JA / NEE / MATIG)

Voorbereiding

  • 1.medewerker tijdig uitgenodigd?
  • 2.medewerker gevraagd gesprekspunten aan te dragen?
  • 3.zelf gesprekspunten aangedragen?
  • 4.gesprekspunten uitgewisseld?
  • 5.gesprekspunten voorbereid?
  • 6.telefoon doorgesluisd?

Begin van het gesprek

  • 7.doel van het gesprek aangegeven?
  • 8.agenda besproken?

Het gesprek

  • 9.medew. toelichting gevraagd op zijn punten?
  • 10.geluisterd naar medewerker?
  • 11.eigen punten zonder oplossing ingebracht?
  • 12.medew. om oplossingen gevraagd?
  • 13.concrete afspraken gemaakt?
  • 14.gesprek samengevat?

Eind van het gesprek

  • 15.met medew. nabesproken hoe het gesprek verliep?
  • 16.alle agendapunten besproken?

De afsluiting

  • 17.verslag gemaakt?
  • 18.beide visies in verslag verwoord?
  • 19.medewerker voor gezien getekend?
  • 20.medewerker kopie gegeven?

« Beoordelen deel 4Deel 6 Slechtnieuwsgesprek »

De reactiemogelijkheid voor dit bericht is gesloten.