Beoordelen deel 2

De opbouw van een beoordelingsgesprek
Hoewel er verschillende manieren zijn om een beoordelingsgesprek aan te pakken, kan in een gesprek toch een algemene ordening worden aangebracht. Een beoordelingsgesprek kan uit vier fasen bestaan:

1. 1. de beginfase
2. 2. de informatiefase
3. 3. de evaluatiefase
4. 4. de hulp- en reorganisatiefase

De beginfase
In deze fase wordt vermeld (voor de goede orde) wat de aanleiding, het onderwerp, het doel en de rolverdeling van dit gesprek is. Verder wordt de procedure aangeduid, zoals de volgorde en de verschillende gespreksfasen.

De informatiefase
In deze fase worden feiten, gevoelens en ervaringen vermeld. De informatie-uitwisseling is zuiver beschrijvend van aard, dus nog niet waarderend! Middelen die hierbij gebruikt kunnen worden zijn logboeken, verslagen, rapportages, beoordelings- en observatieformulieren.

Indien er sprake is van een selectieve beoordeling kan het goed zijn direct de uitslag te noemen.
Als het goed is, is de leerling/werknemer hier via tussentijdse evaluatie- of begeleidingsgesprekken al van op de hoogte. Om de informatiefase goed tot zijn recht te laten komen zal de beoordelaar de volgende aanbevelingen ter harte kunnen nemen:

• de leerling/werknemer heeft zeker zoveel informatie als de beoordelaar; laat de leerling/werknemer situaties en gebeurtenissen beschrijven
• bespreek niet alle aspecten, handelingen en gebeurtenissen van de afgelopen tijd achtereen.
• Het evaluatiegesprek kan uit meerdere evaluatiegesprekjes bestaan, waarin de fasen elkaar afwisselen. Een eventuele beoordelingslijst of de afgesproken gespreksonderwerpen kunnen richtsnoer voor het gesprek zijn.
• Geef alleen zakelijke en objectieve informatie over het handelen van de leerling/werknemer. Wat je daarvan als beoordelaar vindt, hoort in de volgende fase thuis.
• Houd de informatie concreet. Beschrijf het gedrag, bijvoorbeeld: ‘je hebt de persoon met wie je sprak niet aangekeken toen……’
• Wordt de informatie in algemene termen gegeven, dan loop je kans dat observatie en interpretatie door elkaar heen gaan lopen. Bijvoorbeeld: ‘Jan, toen was je onbeleefd…’
• Beperk je nooit tot alleen informatie over wat de leerling/werknemer fout heeft gedaan. Wat de leerling/werknemer goed heeft gedaan is eveneens leerzaam.

De evaluatiefase
In deze fase wordt vermeld wat beoordelaar en beoordeelde van de uitgewisselde informatie vinden.
Wat vinden zij goed gaan, wat minder. De criteria zijn de leerdoelen, die vooraf zijn vastgesteld/afgesproken. Ook wordt er aandacht besteed aan verklaringen: waarom ging iets zoals het ging en waarom iets niet ging.
Belangrijk in deze fase is dat de leeling/werknemer zelf aangeeft wat hij/zij ervan vindt. Verandering van gedrag vindt vooral plaats als de beoordeelde er zelf van overtuigd is dat het gedrag moet veranderen en ook zelf kan aangeven hoe deze verandering moet plaatsvinden.

In het geval van een selectieve beoordeling met een negatieve uitslag heb je de keuze uit de methoden ‘tell and sell’ of ‘tell and listen’, zie hiervoor ook het artikel Beoordelen 1.
U voert dan in feite een slecht-nieuwsgesprek en u dient hiertoe de regels van dit type gesprek in uw achterhoofd te hebben.
Als je het gedrag van een leerling/werknemer evalueert, richt je dan op het gedrag en niet op de persoon van de leerling/werknemer. ‘’ Jan, de opdracht is niet conform afspraak uitgevoerd…’ en niet ‘Jan, je was niet zo best….’

De hulp- en reorganisatiefase
In deze fase wordt, liefst gezamenlijk, gepland welke activiteiten of opdrachten worden ondernomen ter verbetering van het functioneren. Hierbij worden ook eventuele nieuwe of betere begeleidingsactiviteiten besproken. Tot slot wordt in overleg bepaald hoe en wanneer de volgende evaluatie plaatsvindt en welke maatstaven voor beoordeling er dan zullen gelden. Deze laatste fase geldt als voorgesprek voor een volgende beoordeling.
Dit geldt uiteraard allemaal voor een diagnostisch beoordelingsgesprek. Is er sprake van een selectieve beoordeling dan kan er gekeken naar een volgende periode, dit kan zijn een volgende stage, bemiddeling naar een andere baan, andere functie, andere opleiding e.d.

Elke fase heeft zijn eigen functie:

• de beginfase is ter herinnering en vaststelling ten behoeve van de duidelijkheid over afspraken en de functie van het gesprek
• de informatiefase is er voor de gebeurtenissen op te roepen
• de evaluatiefase is ter bevordering van het inzicht bij de leerling/werknemer
• de hulpfase is ten behoeve van de planning van de volgende fase en evaluatie

De hiergegeven opbouw kan dienen als algemeen raamwerk bij een beoordelingsgesprek, over de inhoud van het beoordelingsgesprek gaat het volgende artikel Beoordelen 3