Beoordelen deel 1

Beoordelen is mensenwerk. Bij het beoordelen gaat het om mensen die in ontwikkeling zijn en niet om machines, exacte kostenberekeningen e.d. Wel is het de bedoeling van een systematische beoordeling om persoonlijke voorkeur en menselijke gevoelens zoveel mogelijk tot een minimum te beperken.

Een praktijkopleider, danwel beoordelaar zal zijn mening/oordeel met redelijke voorbeelden en argumenten moeten ondersteunen: hij dient zeker van zijn zaak te zijn, dient zijn mening op basis van vooraf geformuleerde, objectieve criteria te vormen en zal verantwoordelijkheid voor zijn oordeel moeten kunnen nemen.
Het is zeer stimulerend om de leerling/werknemer regelmatig te vragen naar zijn indruk over de eigen prestaties en gedragingen. Geef de leerling/werknemer ruimte om fouten te maken. Van fouten leert men immers het meest! (binnen redelijke grenzen). Spoor de oorzaak van gemaakte fouten op. Laat kritiek opbouwend zijn. Trek conclusies uit elke beoordeling voor verdere opleiding en begeleiding en bespreek deze met de leerling/werknemer.
Het beoordelen is een alledaagse aangelegenheid. Een begeleidingsgesprek, ook wel evaluatiegesprek genoemd, kan niet plaatsvinden als er geen beoordeling van het werk, leerproces of opdrachten van de leerling heeft plaatsgevonden.
Beoordelingsgesprekken kunnen op vaste, vooraf vastgestelde momenten plaatsvinden (bijvoorbeeld 1 of 2 maal per jaar na afloop van een bepaalde leerperiode), in de praktijk komt een tussenvorm, de tussenbeoordeling vaak voor, deze beoordeling is direct gericht op het (verbeteren van het) dagelijks functioneren.

In dit artikel gaan we eerst in op een drietal manieren om een beoordelingsgesprek te voeren, in het volgende artikel ‘Beoordelen deel 2‘ gaan we verder in op de inhoud en de opbouw van een beoordelingsgesprek, hierin wordt ook aandacht geschonken aan mogelijke valkuilen bij het voeren van dit soort gesprekken.

Drie manieren om een beoordelingsgesprek te voeren
In dit onderdeel behandelen we drie methoden om een beoordelingsgesprek te voeren. Het zijn geen methoden in de strikte zin des woords, het zijn eerder vormen die in de praktijk veel worden toegepast. Hoewel het ene model u wellicht direct aanspreekt en het andere niet, kan de situatie ook aanleiding geven een bepaalde werkwijze te kiezen.

Het tell en sell-verkoopgesprek
In deze gespreksvorm is het de beoordelaar, die de prestaties van de beoordeelde evalueert. Op minder sterke punten van de leerling/werknemer geeft de beoordelaar bovendien het recept ter verbetering. We spreken ook wel van het diagnose-receptmodel: de beoordelaar is zeer actief, de leerling luistert toe. Wie zijn fouten weet, kan ze veranderen is de veronderstelling achter dit model. Omdat het vervelend is om het gesprek onmiddellijk te beginnen met kritiek hanteert de beoordelaar vaak de ’sandwichmethode’: hij/zij begint met lof en eindigt met prijzende woorden, maar daar tussenin zit het beleg van de kritiek.

Wanneer de beoordelaar met kritiek komt zal de leerling/werknemer geneigd zijn om te reageren met verdedigende reacties: dat is niet waar….., dat zie je verkeerd….., ja maar …., mokken e.d.. De beoordelaar zal dan al snel geneigd zijn de beoordeling te gaan ‘verkopen’. De beoordelaar probeert de leerling/werknemer over te halen de beoordeling te accepteren en in te aan op de plannen die voor zijn verbetering zijn ontworpen. Een ‘ja maar-gesprek’ is hiervan vaak het gevolg. Een polarisering en extremisering van meningen is hiervan meestal het gevolg. De sfeer wordt kribbig en de relatie verslechtert.
Vaak zal een leerling/werknemer op zeker moment eieren voor zijn geld kiezen: de beoordelaar heeft immers toch meer formele macht. Het kan zijn dat de beoordeelde een ja-zeggen-nee-doen-gedrag ontwikkelt. De motivatie om vanuit zichzelf te veranderen zal niet erg groot zijn.

Het meeste succes heeft deze methode bij mensen die graag advies en zekerheid willen hebben van een meer ervaren figuur.
Vaak gebeurt het echter dat beoordelaars in dit tell en sell-patroon terechtkomen terwijl ze dat niet van plan waren. Door in te gaan op negatieve emotionele reacties van de leerling ontstaat meestal dit woordenspel, waar moeilijk uit te komen is.

De tell en listen-methode
In dit gespreksmodel presenteert de beoordelaar eerst de beoordeling (tell). Daarna wordt de beoordeelde echter uitgenodigd om op de beoordeling te reageren. De beoordelaar luistert actief (listen) en moedigt de beoordeelde aan zoveel mogelijk te vertellen door te vragen en samenvattingen te geven. Hij valt niet aan, verdedigt zijn beoordeling niet, maakt geen agressieve tegenopmerkingen en probeert de beoordeelde niet van zijn gelijk te overtuigen.

De beoordelaar raakt zodoende op de hoogte van wat de ideeën, gevoelens van de beoordeelde zijn. Dit type gesprek geeft de beoordeelde het gevoel aanvaard te worden, hetgeen de onderlinge verhouding bevordert. Dit gesprek hoeft geen invloed op de beoordeling te hebben (mag wel), geef dit echter wel met argumenten aan, anders zou de beoordeelde later het gevoel kunnen krijgen gemanipuleerd te zijn (’we hebben toch een goed gesprek gehad, waarin ik ……’)

De problemsolving of coachingmethode
De beoordelaar zit bij deze methode niet zo zeer in de rol van beoordelaar, maar eerder in die van helper (coach). De leerling/werknemer wordt gestimuleerd na te denken over hoe het leer- of werkproces verloopt en of er bepaalde knelpunten zijn. De beoordeelde wordt vervolgens gestimuleerd zelf oplossingen voor deze knelpunten aan te dragen. Op deze wijze worden gestelde doelen afgetekend en nieuwe opgesteld.

Het zal duidelijk zijn dat dit laatste type gesprek vooral geschikt is voor diagnostische beoordelingsgesprekken. De eerste twee gesprekssoorten zijn vooral toegesneden op selectieve beoordelingsgesprekken.
De drie gespreksmodellen hebben elk hun eigen doelstelling.
 

De belangrijkste aspecten op een rij:

• Tell en sell
  Beoordeling geaccepteerd krijgen door overtuiging (evt. toezegging tot verbetering van beoordeelde)
• Tell en listen
  Beoordeling geaccepteerd krijgen door luisteren naar beoordeelde, weerstand wegnemen
• Problem solving
  Ontwikkeling en zelfstandigheid van beoordeelde stimuleren, samen werken aan verbetering functioneren van beoordeelde